5R modellen: De fem trin til effektive møder.

5R modellen er et værktøj til at skabe effektive møder. Fem simple spørgsmål, der sikrer, at alle ved, hvad mødet handler om, hvem der skal være der, og hvad der skal komme ud af det.

De fleste møder spilder meget af alles tid. Ikke fordi emnet er ligegyldigt, men fordi ingen har tænkt strukturen igennem. 5R modellen løser det problem for dig.

De fem R’er

5R modellen består af fem spørgsmål, der alle starter med R. Svar på dem alle, før du indkalder til møde.

Ramme. Hvad er konteksten? Hvorfor holder vi dette møde? Hvad er baggrunden, og hvad har ført os hertil? Rammen sætter scenen og giver deltagerne den kontekst, de behøver for at bidrage meningsfuldt til seancen.

Retning. Hvad er formålet med mødet? Hvad skal vi opnå? Er det beslutning, brainstorm, orientering eller problemløsning? Et møde uden klart formål ender som snak uden resultat. Det sker tit.

Roller. Hvem gør hvad? Hvem faciliterer? Hvem tager noter? Hvem beslutter? Hvem er der for at bidrage, og hvem er der for at lytte? Uklare roller skaber rod, forvirring passivitet på en og samme tid.

Regler. Hvordan arbejder vi sammen? Skal telefonerne lægges væk? Talerliste? Timeboxing? Klare regler skaber tryghed fra start og en øget effektivitet. Uden dem opstår kaos eller dominans.

Resultat. Hvad skal vi have med herfra? Beslutninger, handlinger, aftaler? Hvordan ved vi, at mødet var en succes? Hvis du ikke kan svare, bør du måske ikke holde mødet eller vente til der er kommet styr på det.

Et møde uden 5R modellen er en samtale uden retning. Det kan være vældig hyggeligt, men det er sjældent produktivt.

Hvorfor virker 5R modellen?

5R modellen tvinger dig til at tænke dig om før du handler. Det lyder banalt, men de fleste møder indkaldes, fordi “vi plejer” eller “vi skal lige snakke om noget”.

Klarhed fra start. Når alle kender rammen, retningen og rollerne, begynder mødet ikke med forvirring eller uproduktivt smalltalk. Tiden bruges på indhold og således ikke på at finde ud af, hvad vi laver her i dag.

Færre unødvendige deltagere. Når du definerer roller, opdager du, hvem der faktisk skal være der. Resten kan få et referat, hvis det er nødvendigt.

Bedre beslutninger. Når formålet er klart, og reglerne er sat, kan gruppen fokusere på sagen i stedet for på processen.

Konkrete resultater. Et defineret resultat betyder, at mødet har en afslutning. Ikke bare “vi fortsætter næste gang”.

Sådan bruger du den

Før mødet: Udfyld de fem R’ i 5R modellen skriftligt. Del dem med deltagerne i indkaldelsen. Del den ikke som et bilag. Del den som selve indkaldelsen.

I starten af mødet: Gennemgå kort de fem R’er. Sørg for, at alle er enige om ramme, retning og roller. Det tager to minutter og sparer tyve.

Under mødet: Brug R’erne som kompas. Hvis diskussionen glider, spørg: “Bringer det os tættere på resultatet?” Hvis nej, parkér det.

Ved afslutning: Tjek resultatet. Hvad besluttede vi? Hvem gør hvad? Hvornår? Hvis du ikke kan svare, er mødet ikke færdigt.

De fem R'er i 5R modellen er alt andet end bureaukrati. Det er en grundlæggende respekt for deltagernes tid, for emnets vigtighed og for de beslutninger, der skal træffes.

Eksempel på anvendelse af 5R modellen

Et møde om lancering af et nyt produkt i 5R modellen:

Ramme: Vi lancerer produkt X om seks uger. Marketingplanen mangler. Vi er bagud.

Retning: Beslutning om de tre vigtigste marketingkanaler og budget til hver.

Roller: Marie faciliterer. Jonas tager noter. Beslutning træffes af Lars. Alle bidrager med input.

Regler: Maks 45 minutter. Ingen laptops. Én taler ad gangen.

Resultat: Tre kanaler valgt, budget fordelt, ansvarlige udpeget.

Alle ved, hvad de går ind til. Alle ved, hvordan succes ser ud. Mødet har nu en reel chance.

Hvornår anvendelse af modellen er særlig vigtig

Beslutningsmøder. Hvor noget faktisk skal afgøres. Uden struktur ender det i snak.

Møder med mange deltagere. Jo flere mennesker, jo mere kaos uden rammer efter 5R modellen.

Tilbagevendende møder. Ugemøder, statusmøder og ledermøder. De har tendens til at blive ritualer uden indhold. 5R modellen tvinger dig til at spørge: Hvad er formålet denne gang?

Møder med konflikter. Når spændingerne er høje, skaber regler og roller tryghed.

Helt enkelt.

De klassiske fejl i 5R modellen

At springe R’erne over. “Vi ved jo godt, hvad det handler om.” Gør I det? Ofte viser det sig, at folk har forskellige forventninger og forudsætninger.

At gøre det til et skema. 5R modellen er et tankeredskab. Det er ikke en tjekliste udfyldelse. Hvis det bliver bureaukrati, mister det sin kraft.

At glemme resultatet. De fleste husker ramme og retning. Men resultatet: Det helt konkrete output har det med at blive glemt. Og så ender mødet uden afslutning.

At definere R’erne alene. Roller og regler fungerer bedst, når gruppen er enig. Involvér deltagerne, i det mindste i starten af mødet.

5R modellen er ikke raketvidenskab. Den er sund fornuft sat i system. Og sund fornuft er langt sjældnere, end den burde være.

Kort sagt

5R modellen er et værktøj til effektive møder: Ramme, Retning, Roller, Regler, Resultat.

Rammen er konteksten. Retning er formålet. Roller er, hvem gør hvad. Regler er, hvordan vi arbejder. Resultat er, hvad vi skal have med os fra mødet.

Brug den før mødet til forberedelse, i starten til afstemning, under mødet som kompas og til afslutning som et tjek.

Den er særligt vigtig ved beslutninger, mange deltagere, tilbagevendende møder og konflikter.

Undgå at springe R’erne over. Udelad at gøre det til bureaukrati, at glemme resultatet eller definere alt alene.

Det er sund fornuft sat i system. Brug 5R modellen.

Læs også:

Tags: Ledelsesprincipper Samtale