Projektledelse er et af de mest brugte begreber og således også det mest misforståede begreb i moderne organisationer. For nogle er det en disciplin med egne metoder og standarder.
For andre er det en værktøjskasse, man tager frem, når noget skal gennemføres.
For en tredje gruppe er det en personlig kompetence, man enten har eller ikke har. Alle tre definitioner er korrekte. Samtidigt er de utilstrækkelige i egen ensomhed.
Artiklen har til hensigt at behandle begrebet projektledelse som det fænomen, det reelt set er: Et sammenspil mellem en teoretisk disciplin og et sæt konkrete metoder. Plus den personlige kapacitet, der knytter de to sammen.
Uden den tredje komponent fungerer hverken teori eller metode. Og uden de to første bliver projektledelse til uformel problemløsning med smarte titler.
Projektledelsen som disciplin
Som akademisk og professionel disciplin har projektledelse rødder tilbage til 1950’erne, hvor Gantt-diagrammet, kritisk sti-analyse og PERT-metoden blev udviklet. Det skete som strukturerede tilgange til komplekse projekter i forsvars- og byggeindustrien.
Siden er disciplinen vokset og har fået institutionelle forankringer gennem organisationer. Som fx Project Management Institute (PMI), International Project Management Association (IPMA) og OGC med PRINCE2-metoden.
Disciplinen bygger på en antagelse om, at projekter er fundamentalt forskellige fra ordinære driftsaktiviteter. Et projekt er tidsafgrænset, har et defineret formål, leverer et specifikt resultat og involverer typisk et tværgående team. Drift foregår løbende, gentagende og er knyttet til den enkelte funktions faste ansvar.
Forskellen er alt andet end akademisk. Den har praktiske konsekvenser for, hvordan arbejdet organiseres, finansieres og vurderes.
Den disciplinære tilgang til projektledelse giver et ordforråd og et rammeværk. Begreber som projektejer, styregruppe, milepæl, scope, leverance, risikoregister og stakeholder-analyse er mere end tilfældige ord.
De er allesammen redskaber til at håndtere den kompleksitet, der opstår, når mange mennesker skal koordinere deres arbejde om et fælles mål og under et selvvalgt tidspres.
Projektledelse som metode
Hvor disciplinen leverer ordforrådet, leverer metoderne de konkrete fremgangsmåder. Her bliver projektledelse straks mere pragmatisk og således også langt mere kontroversiel. Metoderne kæmper om hegemoniet, og praktikere holder ofte fast i én med en overbevisning, der grænser til søndagsgudstjenesten i kirken.
PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) er en processtruktureret metode, der lægger vægt på styring, dokumentation og faseinddeling. Metoden er britisk og er oprindeligt udviklet til den offentlige sektor. Den har sin styrke i komplekse projekter med mange interessenter og behov for en formel kontrol.
Svagheden er tendensen til at blive bureaukratisk, når den anvendes uden tilpasning til den konkrete kontekst.
PMI’s PMBOK (Project Management Body of Knowledge) er mere amerikansk i sin tilgang og lægger vægt på viden om processer, knowledge areas og bedste praksis. PMBOK er bredere end PRINCE2 og har en stærkere teoretisk forankring. Certificeringen PMP er globalt anerkendt og særligt udbredt i private virksomheder med internationalt virke.
Agile metoder: Scrum, Kanban, Lean og SAFe har vundet et enormt terræn siden begyndelsen af 2000’erne. De bygger på den erkendelse, at mange projekter er umulige at planlægge i detaljer op front. Det er sådan fordi kravene ændrer sig undervejs. De agile tilgange prioriterer iteration, læring og tilpasning over en detaljeret forudplanlægning.
Styrken ligger her i fleksibilitet. Svagheden, derimod, er, at metoderne nemt bliver til et skalkeskjul for manglende styring, når de implementeres uden forståelse for deres underliggende principper.
Half Double er den danske metode, der er udviklet med udgangspunkt i empiriske undersøgelser af, hvad der kendetegner succesfulde projekter. Metoden kombinerer elementer fra klassisk projektledelse med de agile principper og lægger vægt på intens involvering, visuel planlægning og effekt frem for leverance.
Metoden alle elsker at hade
Waterfall, den klassiske sekventielle tilgang, bliver ofte omtalt som gammeldags. Det er dog en delvis misforståelse. I projekter med klare krav, stabil teknologi og lav usikkerhed er waterfall stadig ofte den mest effektive metode.
Problemet opstår først, når den anvendes på projekter, hvor kravene udvikler sig løbende.
Projektlederens metodevalg
Således er metodevalget ikke længere en smagssag. Det er en direkte funktion af projekttypen. Et digitalt udviklingsprojekt, fx, med usikre krav kalder på de agile metoder. Et byggeprojekt med faste leverancer kalder på waterfall eller PRINCE2. En kulturforandringsproces kalder på noget helt fjerde.
Den dygtige projektleder vælger metode efter kontekst og således ikke efter præference.
Projektledelse som personlig kompetence
Disciplin og metode er rammer. Det er projektlederen, der fylder rammerne ud med indhold. Her bliver projektledelse pludseligt personligt. Ingen metode redder et projekt, der ledes af en person uden de nødvendige kompetencer. Omvendt kan en dygtig projektleder få selv suboptimale metoder til at fungere i praksis.
De vigtigste kompetencer er ikke de tekniske. Det er de relationelle og kognitive. Evnen til at holde overblik over mange samtidige tråde uden at miste øjet for detaljen. Det er evnen til at kommunikere præcist med forskellige interessenter, der har forskellige referencer og agendaer.
Det er evnen til at tage beslutninger under stor usikkerhed. Det er evnen til at håndtere konflikter uden at eskalere dem unødigt. Endeligt er det evnen til at vedligeholde sin egen kognitive ro, når projektet presser fra flere sider samtidig.
Kompetencer kan udvikles, men de kræver mere end certificeringer eller et 7 dages projektlederkursus. De kræver erfaring med konkrete projekter, refleksion over egen praksis og eksponering for tilstrækkeligt forskellige projekttyper til at udvikle situationsbedømmelse.
Det er grunden til, at de bedste projektledere ofte er mennesker, der har arbejdet med forskellige typer projekter i forskellige typer af brancher.
Bredden giver dem det mønstergenkendelses-grundlag, der er forudsætningen for den rigtige intuition.
Sammenspillet mellem de tre
Det er i sammenspillet mellem disciplin, metode og personlig kompetence, at projektledelse bliver potent. Disciplinen giver ordforrådet. Metoden giver fremgangsmåden. Den personlige kompetence afgør, hvordan ordforrådet og metoden anvendes i den konkrete situation.
Organisationer, der fokuserer ensidigt på metoden, ender ofte med velstrukturerede projekter. Projekter, der leverer det forkerte, fordi ingen har stillet spørgsmål til, om det, der defineres som succes, også er det, der er nødvendigt.
Organisationer, der fokuserer ensidigt på personlige kompetencer, ender med dygtige enkeltpersoner, der mangler et fælles sprog og genbrugelige processer. Organisationer, der fokuserer på disciplinen uden at koble den til metode og mennesker, ender med en akademisk tilgang, der kan beskrive projekter.
Uden at være i stand til at gennemføre dem korrekt og i tide.
Modne projektorganisationer balancerer mellem de tre. De investerer i metodisk ensartethed, hvor det giver mening. I personlig kompetenceudvikling, hvor det er afgørende, og i disciplinær præcision, hvor kompleksiteten kræver det.
Projektledelse i en organisatorisk kontekst
Projektledelse foregår ikke i et vakuum. Projektledelsen foregår i en organisation med en bestemt kultur, en bestemt ledelsesstruktur og en bestemt tolerance for risiko. Alle tre faktorer påvirker, hvordan projektledelse udøves i praksis.
I hierarkiske organisationer har projektlederen ofte begrænset formel autoritet over teamet, der typisk er sammensat på tværs af afdelinger. Projektlederen må derfor lede gennem indflydelse. Ikke gennem kommando. Det stiller særlige krav til evnen til at forhandle, motivere og skabe commitment uden at kunne trække på formelle beføjelser som fx tvang.
I flade organisationer er udfordringen en helt anden. Her står ofte uklart, hvem der har beslutningskompetence i projektet, og projektlederen må navigere i et landskab uden et klart hierarkisk anker. Det kræver evnen til at facilitere konsensus uden at miste projektets fremdrift.
I videnstunge organisationer som fx: Universiteter, konsulenthuse, forskningsafdelinger, møder projektledelsen desuden en særlig udfordring. Eksperterne i teamet har ofte stærkere faglig autoritet end projektlederen selv.
Det kræver ydmyghed overfor den faglige substans kombineret med fasthed omkring projektets rammer.
Udfordringer og tendenser
Den moderne projektledelse står med flere udfordringer, der påvirker disciplinen transformerende. Digitalisering gør projekter mere komplekse teknisk set og samtidig mere distribuerede organisatoriske. Klimakrise og bæredygtighedskrav tilføjer nye dimensioner til, hvad der tæller som projektsucces.
De agile tilganges udbredelse sætter spørgsmålstegn ved, om den traditionelle projektopdeling overhovedet er den rigtige måde at strukturere arbejdet på i videnstunge virksomheder.
Samtidig ser vi en professionalisering af disciplinen gennem øget certificeringsaktivitet, etablering af formelle projektlederstillinger og fremkomsten af projektportfølje-ledelse som et selvstændigt fagområde.
Tendenserne trækker i forskellige retninger: Mod mere struktur på den ene side og mod mere fleksibilitet på den anden side.
Den dygtige projektleder navigerer feltet ved ikke at binde sig til én tilgang. Men ved at udvikle en bred forståelse af, hvilke metoder der passer til hvilke kontekster, og ved at opbygge personlige kompetencer, der er robuste nok til at fungere på tværs af de metodiske skel.
Bemærkninger
Projektledelse er hverken en disciplin alene, en metodeanvendelse alene eller en personlig kompetence alene. Den er det sammenspil, der opstår, når alle tre elementer er til stede i passende og ækvivalente mængder.
Forskellige projekter kalder på forskellig vægtning af de tre. Den dygtige projektleder forstår, hvornår hvilket aspekt skal dominere.
Metoder kommer og går. Certificeringer fornys. Men den grundlæggende udfordring, nemlig, at koordinere menneskeligt arbejde mod et specifikt mål under tidspres og usikkerhed. Det forbliver den samme. Derfor fremstår projektledelse som disciplin relevant som fænomen.
Også når de aktuelle metoder skiftes ud med de næste generationers varianter.
Det er i anerkendelsen af paradokset, at feltet både udvikler sig hurtigt og samtidig står på fundamentale grundvilkår. Som når den den modne projektleder finder sin platform.
Ikke som i forsvaret af én bestemt metode, men som kyndig praktiker, der ved, hvornår den konkrete situation kalder på hvilket redskab.
