Indledning
Onboarding. Da jeg startede i mit første job som leder, modtog jeg én mail. En mail med links til diverse onlineressourcer. That’s it.
Ingen rundvisning. Ingen introduktion. Ingen menneskelig kontakt udover dét, jeg selv tog initiativ til. Resten måtte jeg selv opsnuse i det virvar af mails, systemer og tavse forventninger, der præger mange arbejdspladser.
Det kaldes måske selvledelse. Eller bare dårlig onboarding.
Og jeg tror ikke, jeg er den eneste.
Hvad er onboarding egentlig?
Ordet onboarding lyder som noget, der foregår i lufthavnen (det gør det sørme også). Og i mange virksomheder føles det da også lidt sådan. En hurtig indtjekning, lidt forvirring, og så er du ellers på vej ud af gaten uden nogen rigtig har forklaret dig, hvor du skal hen.
Men i arbejdslivet er onboarding noget langt mere fundamentalt. Det er den proces, der sikrer, at nye medarbejdere – uanset niveau – lander trygt og godt i organisationen.
En god onboarding handler ikke bare om at få en computer og en adgangskode. Den handler (også) om:
- At forstå virksomhedens kultur og arbejdsgange
- At kende sine vigtigste kontaktpersoner
- At blive sat ind i konkrete systemer og forventninger
- At føle sig velkommen – både fagligt og socialt
Med andre ord: Onboarding er alt det, der gør, at en ny medarbejder starter godt, og rent faktisk begynder at lykkes.
Derfor er god onboarding vigtig
Onboarding er ikke udelukkende en venlig gestus. Det er en strategisk nødvendighed. Når en ny medarbejder starter, har virksomheden en enestående mulighed for at forme oplevelsen, kulturen og effektiviteten. Allerede fra dag ét.
Når onboarding lykkes, sker der noget bemærkelsesværdigt:
- Medarbejderen forstår sin rolle og leverer hurtigere værdi til virksomheden
- Risikoen for fejl, misforståelser og dobbeltarbejde falder
- Loyalitet og engagement stiger
- Frustration og stress mindskes betragteligt
- Kulturen bliver tydelig, og samarbejdet styrkes
Den første tid i et nyt job er som våd cement. Indtrykkene sætter sig. Hvis man føler sig velkommen, klædt på og respekteret, er det det billede, der hærder. Hvis man derimod står alene med et spørgsmål, der ingen vil eller kan svare på, så sætter det sig. I en negativ kontekst, forstås.
Det koster dyrt at overse onboarding. Ikke nødvendigvis på bundlinjen her og nu. Men på arbejdsglæde, produktivitet og fastholdelse. Og det bliver dyrt i længden.
Et udbredt problem – især for ledere
Mange virksomheder har en uformel forventning om, at ledere bare “finder ud af det”. At de er selvkørende fra dag ét. At de ikke behøver den samme håndholdte onboarding som alle andre.
Det kan vise sig at være en katastrofal antagelse.
En ny leder træder ikke bare ind i et job. De træder ind i et system. Et netværk af uskrevne regler, relationer og processer, som ingen manual dækker. Når den leder står uden introduktion, uden adgang til nødvendig viden, uden at have nogen at spørge… så bliver ledelse hurtigt reduceret til damage control.
Paradoksalt nok er det ofte netop lederne, der har mest brug for onboarding . Simpelthen fordi konsekvenserne af manglende viden spreder sig nedad i organisationen.
Og når en ny leder ringer og spørger, hvordan et centralt faktureringssystem fungerer, og svaret er:
“Det er der ikke rigtig nogen på kontoret, der ved nok om…”
…så er der ikke tale om et enkeltstående svigt. Det er herefter systemisk.
Og nej, det er ikke kun begrænset til ét firma. Det sker overalt.
7 gode råd til effektiv onboarding
Onboarding skal ikke være en tilfældighed. Det skal være en oplevelse, man kan mærke – og som man ikke er i tvivl om, finder sted. Her er syv konkrete råd, der gør forskellen fra “held og lykke” til “vi har din ryg”:
1. Start før første arbejdsdag
Onboarding begynder, før personen møder op. En personlig velkomstmail, adgang til praktisk information og en lille “her-glæder-vi-os-til-at-se-dig”-besked gør underværker for forventningsglæden. Det signalerer samtidigt, at man er tænkt ind.
2. Tildel en buddy eller sparringspartner
Uanset om man er leder eller nyuddannet, er det guld værd at have én konkret person, man kan stille spørgsmål til. Uden at føle sig dum. Buddyen skal ikke kunne alt, men kende vejen til svarene.
3. Giv overblik over systemer og værktøjer
Mange nye medarbejdere snubler ikke over de store linjer. Men derimod over små, tekniske detaljer:
Hvordan logger man ind? Hvilket værktøj bruges til fakturering? Hvem godkender hvad?
Et simpelt overblik over de vigtigste systemer og hvem der bruger hvad, er som GPS i en fremmed by.
4. Klæd vedkommende på til kulturen
Man kan sagtens kende sine arbejdsopgaver og stadig føle sig som gæst i huset. Forklar uskrevne regler, interne jargon og kulturens små særheder. Sig det højt: “Her gør vi tingene sådan her – og det er helt okay at spørge.”
5. Introduktion til relationer – ikke bare roller
Præsenter ikke kun kollegerne ved titel, men i funktion og menneskelighed: “Det her er Pia, hun er regnskabsansvarlig, og hun har det bedste overblik over, hvem der skal have hvad og hvornår.”
Når relationer får ansigt, bliver det nemmere at række ud.
6. Lav milepæle og følg op løbende
Tænk onboarding som et forløb, ikke en dag.
Planlæg opfølgninger efter 1 uge, 3 uger og 2 måneder – og brug dem til at spørge: “Hvad savner du stadig?” eller “Hvad kunne vi have gjort bedre?”
Det skaber læring begge veje.
7. Glem aldrig lederne i onboarding
Det er et fatalt svigt, når man tænker, at onboarding kun er for menige medarbejdere. Ledere har et ekstra pres, større ansvar og ofte færre at spørge. Jo højere op i hierarkiet – jo mere ensom kan man føle sig.
Hold det nu for øje.
Onboarding er ikke indviklet ligesom raketvidenskab. Det er sund fornuft sat i system. Med varme, tydelighed og nærvær. Når det lykkes, bliver det en investering i trivsel, loyalitet og langtidsholdbare relationer.
Afslutning: Onboarding er mere end en formalitet
Onboarding bliver ofte betragtet som en proces. Noget, der skal overstås. En praktisk formalitet på linje med at få lavet ID-kort og bestilt frokostordning.
Men onboarding er ikke bare starten. Det er starten! Det er dér, alt grundlægges. Relationer, forventninger, selvtillid og kultur.
Når det halter, mærker man det med det samme. Men det bliver først tydeligt senere, når folk brænder ud, siger op, eller aldrig helt kommer i gang. Alting kan komme til at sejle på halv kraft.
Det burde være ret indlysende: En leder skal ikke have en buddy, der drømmer om at overtage jobbet. En ny medarbejder skal ikke selv samle sin manual med åbne spørgsmål og tilfældige svar.
Vi kan godt gøre det bedre. Og det kræver ikke kæmpe konsulenthuse, onboarding-platforme eller intern e-learning i syv trin. Det kræver menneskelig omtanke og en professionel struktur.
Hvis onboarding føles som en byrde… Så har man misforstået opgaven. Det er en investering – og den betaler sig hver eneste gang.
Links ud af huset
Vil du vide endnu mere end vi har givet dig i denne artikel, har Gallup en engelsksproget artikel om det samme emne: https://www.gallup.com/workplace/353096/practical-tips-leaders-better-onboarding-process.aspx
