Indledning
Den svære samtale er en af de mange udfordringer man møder som leder. Den allermest mentalt krævende udfordring er uden tvivl denne samtale. Det går upåagtet hen om det er konstruktiv feedback (kritik), en konflikthåndtering eller en samtale om præstationsproblemer. Det er vigtigt for at kunne bibeholde en sund kultur på arbejdspladsen, at man mestrer denne aktivitet som samtalen er et udtryk for. Det handler om, at man som leder navigerer med menneskelig indsigt og medarbejdertilpasset kommunikation.
I denne relativt korte artikel dykker vi ned i, hvordan ledere forbereder og gennemfører disse samtaler. Det skal være via en facon, som respekterer medarbejderens værdighed og samtidigt sikrer, at de organisatoriske mål bliver opfyldt.
Forstå vigtigheden af den svære samtale
Den svære samtale refererer til de nødvendige og ofte ubehagelige samtaler, som en leder bliver nød til at have med deres medarbejdere. Det kan være en adressering af fx underpræstation, uacceptabel adfærd eller give negativ feedback (jf. den konstruktive kritiks elementer). Det handler om, at arbejdspladsen skal være produktiv. Afholdelse af en samtale af denne karakter har flere formål:
- Klarlæggelse af forventninger
- Rette op på problemer
- Konflikthåndtering
- Styrkelse af forholdet mellem leder og medarbejder
Hvis den svære samtale skal være effektiv, er det nødvendigt at forstå betydningen af den. Det er også vigtigt at holde for øje, hvordan denne type samtale påvirker individet og organisationen som helhed.
Sådan laver du din forberedelse til den svære samtale
Den gode forberedelse er det nødvendigt redskab for at kunne gennemføre den svære samtale med indre og ydre ro og ikke mindst selvtillid. En god start er, have alle relevante fakta og data samlet således, at du har en objektiv basis at tale ud fra.
Husk: Ingen løse rygter eller usaglighed.
Dernæst, hvad er samtalens formål:
- Hvad ønsker du at opnå?
- Hvordan når du bedst dertil?
- Hvilke reaktioner kan du forvente under mødet?
Visualiser derefter samtaleforløbet. Ved at være forberedt med dine hovedpunkter, styrer du samtalen ned gennem siloen. Således sikrer du dig, at samtalen gennemføres med en større ro i sindet.
Du skal tilpasse din kommunikationsstil
Ingen medarbejdere er ens, og derfor skal din kommunikationsstil tilpasses individuelt. Nogle mennesker reagerer bedst på en direkte og faktuel tilgang. Andre har brug for en mere empatisk og indirekte stil.
Kend dine medarbejdere og forstå deres foretrukne kommunikationspræferencer.
Når du anvender en adaptiv stil, skaber du en mere effektiv og meningsfuld dialog. Et godt eksempel herpå er, at du starter med åbne spørgsmål. Det opfordrer din medarbejder til samtale. Et andet Desmond Morris-trick du kan anvende er at spejle medarbejderens tone og kropssprog. Det skaber en psykologisk følelse af forståelse og respekt. Det er en ret essentiel del af den svære samtale.
Sådan gennemfører du den svære samtale
Den vellykkede samtale følger din forberedte og klare struktur. Start med at skabe en tryg og åben atmosfære. Præsenter dine observationer objektivt og undgå for alt i verden anvendelsen af fornedrende personlige vurderinger. Når du bruger jeg-budskaber undgår du defensivitet. (Fx “Jeg har bemærket, at…” i stedet for “Du gør altid…”).
Lyt aktivt til din medarbejders perspektiv og vær åben og klar til at tale om deres input også. Når du afslutter samtalen med helt evidente næste skridt, skal du samtidigt sikre dig, at der er en gensidigt konsensus, hvad der skal ske fremadrettet.
Håndtering af reaktioner
Din medarbejders reaktioner under den svære samtale varierer bredt. Lige fra forståelse og accept henover vrede eller tårer. Det er vigtigt at du forbliver rolig og professionel uanset, hvilke reaktioner, der fremkommer under den svære samtale.
Det tjener dig bedst, at du anerkender din medarbejders følelser aktivt og forsøger at forstå deres perspektiv. Dog uden at miste hverken retning eller samtalens primære formål. Når du bevarer roen og udviser empati, hjælper du proaktivt med at deeskalere spændinger. Det er sådan du styrer samtalen ned gennem siloen i en konstruktiv retning.
Husk opfølgning og evaluering
Efter den svære samtale er det ret vigtigt du følger op for at sikre, at de aftalte handlinger rent faktisk også udføres af din medarbejder. De i samtalen omtalte problemer skal løses. Derfor skal du planlægge en opfølgende samtale for at diskutere fremskridt. Det er også ret imperativt om der eventuelt skal mere støtte til fra din side af.
Evaluer også samtalens forløb og resultater:
- Hvad gik godt?
- Hvad kan forbedres til næste samtale?
Den indadvendte refleksion hjælper dig med bedre at kunne håndtere fremtidige samtaler.
Konklusion
Den svære samtale kommer du ikke udenom i dit lederskab, og med den rette forberedelse og dermed tilgang, gennemfører du den med indre ro og god samvittighed. Når du gør dig begreb om vigtigheden i samtalen, forebereder dig grundigt og udfører en effektiv opfølgning sikrer du dig, at samtalen fører til positive forandringer. Ikke bare det; du finder også at du og din medarbejders indbyrdes relation styrkes.
Tips på falderebet til succesfuld ledelsesudvikling
- Selvrefleksion: Brug tid på at forstå dine egne reaktioner og følelser i forbindelse med den svære samtale.
- Kontinuerlig læring: Søg feedback og lær af hver samtale. Det handler om for dig, at du konstant forbedrer dine færdigheder.
- Opbyg tillid: Skab en kultur af åbenhed og tillid omkring dig, hvor medarbejdere føler sig trygge ved at dele tanker, idéer og bekymringer.
Griber du ud efter vores strategier, og samtidigt er villig til at lære at forstå dig selv og dine medarbejdere bedre, finder du ro i dit lederskab. Fremadrettet afholder du nu ubesværede og vanskelige samtaler med god samvittighed.
Kend dig selv, fristes man til at sige. Ligesom inskriptionen siger på Oraklet i Delfi.
Forslag til yderligere læsning
Center for Creative Leadership har en 5 trins model til ledere. Den er informativt opbygget og tilfører en yderligere information til afholdelse af samtaler. Læs den her: https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/5-steps-for-tackling-tough-conversations/
Stone, D., Patton, B., & Heen, S. (2010). Difficult Conversations: How to Discuss What Matters Most. Penguin Books.
