Forventningsafstemning: At sikre I taler om det samme

Forventningsafstemning er at sikre, at alle parter har den samme forståelse af, hvad der skal ske, hvornår det skal ske, og hvordan det skal ske. Det lyder simpelt. Det er det så ikke. De fleste konflikter starter med forventninger, der aldrig rigtig blev afstemt.

Det, du tror er aftalt, er ikke altid det, den anden tror er aftalt.

Hvad er forventningsafstemning?

Forventningsafstemningen er en samtale, hvor I gør det implicitte eksplicit. Hvad forventer du? Hvad forventer jeg? Hvor er vi enige? Hvor er vi uenige? Hvad gør vi ved det?

Det handler om at afdække antagelser. Vi går alle rundt med forventninger, vi ikke siger højt, fejlagtigt fordi vi tror, de er selvfølgeligelige. Det er de meget sjældent.

Forventningsafstemning er ikke et møde, du holder én gang. Det er en løbende praksis. Forventninger ændrer sig. Situationer ændrer sig. Afstemningen skal følge med.

De fleste skuffelser skyldes ikke ond vilje. De skyldes en forventningsafstemning, der aldrig blev sagt højt eller afholdt.

Derfor er forventningsafstemning så vigtigt

Manglende forventningsafstemning er dyrt. Det koster tid, energi og relationer.

Konflikter. De fleste konflikter handler om forventninger. “Jeg troede, du ville…” “Jeg regnede med, at du…” Når forventninger ikke matches, opstår frustration.

Skuffelse. Du leverer dit bedste. Den anden er skuffet. Ikke fordi du gjorde det dårligt, men fordi de forventede noget andet.

Spildt arbejde. Du bruger uger på noget, der viser sig at være forkert. Hvis forventningerne var afstemt fra start, var det undgået.

Mistillid. Når forventninger gentagne gange ikke indfries, eroderes tilliden. Ikke fordi nogen lyver, men fordi ingen afstemte.

Stress. At navigere i uklare forventninger er stressende. Du ved ikke, om du gør det rigtige. Du venter således på en dom.

Hvornår du skal afstemme

Forventningsafstemning er relevant i mange forskellige situationer.

Nye relationer. Ny chef, ny medarbejder eller en ny kollega. Start med at afstemme. Hvad forventer du af mig? Hvad forventer jeg af dig?

Nye opgaver. Hvad er målet? Hvad er succeskriterierne? Hvornår skal det være færdigt? Hvor meget frihed har jeg?

Projekter. Hvem gør hvad? Hvad er leverancerne? Hvordan holder vi hinanden opdateret?

Forandringer. Når noget ændrer sig, ændres forventningerne ofte også. Afstem igen.

Konflikter. Bag konflikten ligger ofte uafstemte forventninger. Gå tilbage til dem.

Periodisk. Selv i stabile relationer bør forventninger genbesøges. Ting udvikler sig. Tjek ind. Tjek ud.

Lav en forventningsafstemning tidligt, lav forventningsafstemninger ofte. Det er billigere end at reparere bagefter.

Sådan laver du en forventningafstemning

Forventningsafstemning kræver ikke en formel proces. Men det kræver bevidsthed.

Spørg direkte. “Hvad forventer du af mig i denne rolle?” “Hvad er vigtigst for dig i dette projekt?” “Hvordan ved jeg, om jeg har leveret?”

Sig dine egne forventninger højt. Du kan ikke forvente, at andre gætter. “Jeg forventer, at du holder mig opdateret hver fredag.” “Jeg forventer, at kvalitet går over hastighed.”

Tjek forståelsen. “Så det, du siger, er…?” Gentagelse afslører misforståelser.

Vær konkret. “Hurtig” betyder noget forskelligt for forskellige mennesker. “Inden fredag kl. 12” er konkret.

Dokumentér. Skriv det ned, hvis det er vigtigt. Hukommelsen er upålidelig. Dokumentation er reference.

Følg op. Afstemningen er ikke slut, når samtalen slutter. Tjek ind undervejs. Er vi stadig enige?

Forventningsafstemningen fra lederperspektiv

For ledere er forventningsafstemning en kerneopgave.

Med din chef. Hvad forventes af dig? Hvad er dine mål? Hvordan måles succes? Afstem opad, før du leder nedad.

Med dit team. Hvad forventer du af dem? Hvad kan de forvente af dig? Gør det eksplicit.

Med individet. Hver medarbejder er unik. Afstem med hver enkelt. One-size-fits-all virker ikke i forventningsafstemninger.

Ved delegering. Hvad er opgaven? Hvad er rammerne? Hvornår skal det være færdigt? Hvor meget frihed har de? Manglende afstemning her er opskriften på skuffelse.

Ved feedback. Feedback bygger på forventninger. Hvis forventningerne aldrig var afstemt, er feedbacken uretfærdig.

Du kan ikke holde folk ansvarlige for forventninger, de ikke kendte til. Så helt analogt hermed kommer forventningsafstemning før ansvarlighed.

De typiske fælder i en forventningsafstemning

At antage. “Det er jo selvfølgeligt.” Nej, det er det ikke. Sig det.

At være vag. “Gør dit bedste.” Hvad betyder det? Vær konkret.

At glemme at følge op. Forventninger ændrer sig. En forventningsafstemning afholdt i januar gælder ikke nødvendigvis i juni.

At undgå de svære. Nogle forventninger er ubehagelige at tale om. Tag dem alligevel. Det er værre, hvis de ikke bliver sagt.

At tro, det er envejskommunikation. Forventningsafstemning er dialog, ikke diktat. Begge parter har forventninger til hinanden.

Sammenfattende

Forventningsafstemning er at sikre, at alle parter har samme forståelse af, hvad der skal ske, hvornår og hvordan.

Det er vigtigt, fordi manglende afstemning fører til konflikter, skuffelse, spildt arbejde, mistillid og stress.

Afstem altid ved nye relationer, nye opgaver, projekter, forandringer, konflikter, og endda periodisk.

Gør det ved at spørge direkte, sige dine forventninger højt, tjekke forståelsen, være konkret, dokumentere og følge op.

Som leder: Afstem opad, nedad og med hver enkelt. Ved delegering og før feedback.

Fælderne er at antage, være vag i betrækket, glemme at følge op og undgå de svære samtaler.

Det, du tror er aftalt, er ikke altid det, den anden tror er aftalt. Sig det højt.

Det er forventningsafstemning.

Læs også:

Tags: Lineær forståelse Samtale