Har du prøvet at sidde i et projektmøde, som i RACI-modellen, og tænke: Hvem er egentlig beslutningstageren i dette cirkus? Og hvem skal orienteres bagefter og om hvad? Modellen er svaret på det spørgsmål. Den er enkel, effektiv og bruges af hele verden. Det er fordi den skaber klarhed om roller og ansvar. Det er vel at mærke uden, at det kræver et halvt eller et helt semester i projektledelse først, bare for at begribe modellen.
Hvad går RACI-modellen ud på?
RACI-modellen er en forkortelse for fire roller, der tilsammen dækker alle de mennesker, der er involveret i en given opgave, projekt eller beslutning. Modellen opstod i 1980’erne og lige siden er den blevet stokstandard i projektledelse- og metoder. Som fx PRINCE2 og PMI.
De fire bogstaver står for Responsible, Accountable, Consulted og Informed. På dansk, siger vi: Den, der udfører arbejdet. Den, der har det endelige ansvar. Den eller de, der skal høres og den eller de, der skal holdes orienteret.
Sat sammen udgør de en beskrivelse af, hvem der gør hvad, og hvem der ved hvad, og det er i enhver opgave.
A — Accountable Er den person med det endelige ansvar for, at opgaven løses korrekt. Der kan kun være én Accountable pr. opgave.
C — Consulted er de personer, der skal høres og bidrage med viden inden eller undervejs i opgaven. Kommunikationen går begge veje.
I — Informed er de personer, der skal holdes orienteret om fremdrift og beslutninger. Kommunikationen er envejs.
Således er RACI-modellen defineret.
Hvori ligger modellens nytteværdi?
De fleste projektproblemer handler langt fra altid om tekniske udfordringer eller manglende kompetencer. De handler om uklarhed og dermed forvirring. Hvem træffer beslutningen? Hvem skal spørges ad inden? Hvem er ansvarlig når, noget går galt? Uden gode svar på de spørgsmål bruger medarbejderne energi på at navigere i en organisatorisk ærtesuppe, frem for at løse opgaven effektivt.
RACI-modellen skærer igennem ærtesuppen for når alle ved præcis, hvilken rolle de har i en given opgave, reduceres misforståelser og overlappende arbejde. Altså, de helt klassiske situationer, hvor ingen tager ansvar fordi alle troede en anden gjorde det.
Det giver god mening, ikke sandt?
RACI i en organisationskontekst
Langt de fleste af vores organisationer har en flad struktur. Man fristes til at sige, at vores kultur mest af alt er en konsensuskultur. Her er det så, at RACI-modellen nemt virker unaturlig ved det første møde med modellen. Bare tanken om, at udpege én person som Accountable — og kun én — går imod vores forestilling om kollektiv beslutningstagning og ansvar. Der skal man huske på, at det præcis er lige her, at modellen giver mest værdi for skillingen.
Fælles ansvar er det samme som intet ansvar. Hvis alle ejer en beslutning, ejer ingen beslutningen. RACI tvinger virksomheden til at gøre det ubehagelige tydeligt: Hvem er det, der i sidste ende har ansvaret for resultatet? Det handler meget lidt om, at have en man efterfølgende kan anklage.
Det, det handler om, er, at det er et nødvendigt fundament for at samarbejdet kan fungere så gnidningsløst som muligt og til rette tid.
Sådan bygger du en matrix med RACI-modellen
En RACI-matrix, i RACI-modellen, er en simpel tabel. I venstre kolonne lister du opgaverne eller leverancerne. Øverst i rækkerne lister du de involverede roller eller personer. I hvert felt sætter du et R, A, C eller I. Eller du efterlader det tomt, hvis personen ikke direkte er involveret i den pågældende opgave.
Det allervigtigste princip: Hver opgave skal have præcis én A. Ingen undtagelser her. Hvis du opdager, at en opgave har to Accountable eller ingen, er ansvarsfordelingen ikke klar nok. Det er lige netop den indsigt som modellen er designet til at give dig.
RACI er ikke ‘the final destination’
RACI-modellen er et kortlægningsværktøj. Det gemmer ikke på en løsning i sig selv. Fx vil en vellavet RACI-matrix afsløre virksomhedsmæssige problemer såsom: Uklare ansvarslinjer, for mange beslutningslagene eller manglende ejerskab. Husk dog på, at den ikke løser problemerne pr. automatik.
Det kræver ledelsesmæssig opfølgning og en udtalt vilje til at træffe de svære beslutninger om, hvem der reelt set ejer hvad.
Bruger du RACI-modellen rigtigt, vil du opleve, at den er et de mest effektive og enkle redskaber i værktøjskassen. Og den hjælper dig med at skabe klarhed i komplekse samarbejdssituationer.
Klarhed, i sig selv, er det allervigtigste fundament for alt det andet, der også skal fungere i virsomheden.
