PDCA test: Hvor stopper din cirkel?
10 situationer i Leder Nikolaj Mackowski's PDCA test fra et forbedringsarbejde. Vælg i hver situation det, der ligger tættest på, hvad du faktisk ville gøre. Testen bygger på Shewharts og Demings PDCA-cirkel og viser, hvilket af de fire trin du har tendens til at blive stående i, og hvilket du springer over.
Hvad måler en PDCA test?
Alle kan huske de fire trin i vores PDCA test: Plan, Do, Check, Act, tegnet som en cirkel. Den hænger i de fleste mødelokaler, hvor der arbejdes med kvalitet eller lean. Det, de færreste ved, er, hvor de selv plejer at stoppe. For cirklen bliver sjældent gennemført.
Nogle bliver stående i Plan og analyserer, til momentet er gået. Nogle springer direkte til Do og sætter det næste tiltag i gang, før de har nogen viden, om det første overhovedet virkede.
Nogle måler og måler og beslutter aldrig noget. Og nogle standardiserer en løsning, der aldrig blev afprøvet. En PDCA test kan vise, hvilket af de fire mønstre der er dit, og det er sværere at se selv, end man skulle tro. Det er fordi hvert mønster føles som den fornuftige måde at gøre det på.
Sådan er vores PDCA test bygget op
Testen består af 10 situationer fra et forbedringsarbejde, sådan som det ser ud fra en leders stol. Kunderne klager over ventetid. En ændring har kørt i tre uger. Tallene peger ikke på nogen specifik vej. Chefen har en idé, han vil have indført nu.
I hver situation får du fire svar og vælger det, der ligger tættest på, hvad du faktisk ville gøre. Svarene er skrevet, så de alle lyder rimelige, for det er de selvfølgelig også. Problemet med vores PDCA test er ikke, at folk gør noget dumt. Det er, at de gør det samme fornuftige hver gang og derfor aldrig når hele vejen rundt.
Således peger hvert svar på det trin i cirklen, hvor forbedringsarbejdet typisk ender hos den, der svarer sådan. Ingen af svarene er forkerte. Men tilsammen? Ja, der viser de et mønster.
Sådan læser du dit resultat
Resultatet er én af fire profiler, opkaldt efter det trin, du bliver stående i.
Planlæggeren stopper i Plan og springer afprøvningen over.
Igangsætteren stopper i Do og springer målingen over, det mønster, Deming kaldte Plan-Do-Do-Do.
Måleren stopper i Check og springer beslutningen over.
Standardisereren stopper i Act og indfører standarder, der ikke er testet i egen sammenhæng.
Fordeler dine svar sig jævnt, får du profilen “Uden fast stop”, som enten betyder, at du tilpasser dig situationen, eller at du skifter mønster uden at vide det. De to størrelser ser forbløffende ens ud udefra.
Under profilen viser fire søjler, hvor meget hvert trin fylder i dine svar. Dernæst vil en linje fortælle dig, hvor du oftest stopper, og hvilket trin der fylder mindst. Opmærksomhedspunkterne i hver profil begynder med det trin, du springer over.
Det er trods alt trinnet lige efter dit stop, og det er det, der skal arbejdes med.
Hvad testen ikke er
Vores PDCA test måler på, hvad du svarer, når du har tid til at tænke dig om. Det er langt fra altid det, du gør, når ledergruppen vil have et resultat inden kvartalet er omme.
Brug PDCA-testen som et spejl på dit eget forbedringsarbejde, og undlad at bruge resultatet som en dom over dit team. Og vær især opmærksom, hvis du får Måleren: Det er den profil, der er bruger mest tid inde i cirklen. Langt de fleste, der arbejder med kvalitet, ville ønske, at deres organisation stoppede der i stedet for i Do.
Vil du forstå cirklen bag testen, hvor den kommer fra, og hvorfor Deming omdøbte det tredje trin, så læs artiklen om PDCA (link nedenfor). Den forklarer, hvorfor Plan er en hypotese og ikke en plan, og hvorfor det er det tredje trin som alle springer over.
