Lewins forandringsmodel er uundgåelig i forandringsledelse ligesom forandringer altid vil være en del af livet som menneske. Det samme gælder for virksomheder som skal indføre ny teknologi, ændre arbejdsgange eller fordi virksomheden skal tilpasse sig nye krav i markedet.
Kan man bare proppe en ændring ned i produktionsleddet og forvente at alle tilpasser sig? Ifølge Lewins forandringsmodel skal der en anelse mere til. Det handler om at, medarbejderne skal føle sig trygge og sikre. Forandringsmodellen er udviklet af Kurt Lewin og modellen skinner igennem via sin simplicitet. Desuden er modellen enkel og overskuelig. Den tilbyder en afprøvet metode til at håndtere forandringsprocesser.
Kurt Lewin var en pioner inden for socialpsykologi og er kendt for sit arbejde med gruppedynamik og organisationsudvikling. Han blev født i Tyskland i 1890 og emigrerede senere til USA. Her fortsatte han sin banebrydende forskning. Lewin udviklede sin forandringsmodel baseret på observationer af mennesker og grupper. Hvordan de hver især reagerer på forandringer. Hans arbejde har haft en stor indflydelse på moderne ledelsesteorier og praksis.
Lewins model opdeler forandring i tre klare faser: Optøning, Ændring og Genfrysning. Succesraten bliver unægtelig større, når man følger disse trin. Man formindsker også modstand mod forandringer. Lad os sammen blive klogere på hans forandringsmodel i det følgende.
Fase 1: Optøning (Unfreeze)
Når man har sat sig for at gennemføre en forandringsproces er det nødvendigt med forberedelse. Dels skal organisationen gøres klar, og medarbejderne skal også acceptere den kommende forandring. Noget nyt er på vej: Det kalder Lewins forandringsmodel for ‘optøning’. Denne fase handler om at skabe forståelse for hvorfor forandringen er nødvendig.
I optøningsfasen skal man bryde med de eksisterende vaner og rutiner.
Hvad betyder optøning i Lewins forandringsmodel?
Optøning betyder, at man gør klar til at forlade den nuværende tilstand. Man forbereder sig på at bevæge sig hen imod noget nyt og bedre. Det er en udfordring af status quo og overkommelse af modstand mod forandring.
Sådan starter man en forandring
- Fortæl om behovet for forandring: Forklar klart og tydeligt, hvorfor forandringen er nødvendig. Brug fx data, eksempler og endda historier for at italesætte problemerne ved den nuværende tilstand. Understreg, hvorfor forandringen fører til det bedre.
- Inddrag medarbejderne: Engager medarbejderne tidligt i processen. Lyt til deres bekymringer og bekræft deres fremkomne forslag. Det skaber ejerskab og vil reducere modstand.
- Skab en følelse af nødvendighed: Gør det klart, at forandringen er presserende. Forklar også, at det er nu, der skal handles. Det hjælper med at motivere medarbejderne til at acceptere og støtte op om forandringen.
Vigtigheden i at nedbryde de gamle vaner i Lewins forandringsmodel
Gamle vaner og rutiner er oftest indgroede og svære at ændre på. Optøningsfasen handler om at skabe en stemning, hvor medarbejderne er åbne over for at prøve noget nyt. Det er ofte nødvendigt at udfordre de eksisterende vaner og måder at gøre tingene på. Det skal asfaltere vejen for den kommende forandring. Måske skal der træning til eller workshops i forbindelse med overbevisningen af medarbejderne.
Husk på, at når man fremhæver succesfulde eksempler på forandringer, bliver kamelen lettere slugt.
Når optøningsfasen er vel overstået i Lewins forandringsmodel, er man klar til at åbne for næste fase: Selv ændringen.
Fase 2: Ændring (Change)
Nu er organisationen blevet optøet og den er hermed klar til trin 2 i Lewins forandringsmodel: Ændring. Fasen handler om at gennemføre de annoncerede forandringer. Altså de ændringer, der leder til forbedringer og nye måder at arbejde på. Nu skal de nye idéer, processer eller strukturer gøres klar til implementering.
Hvad sker der i ændringsfasen i Lewins forandringsmodel?
Ændringsfasen er den periode, hvor den faktiske forandring finder sted. Det er en tid med usikkerhed for mange medarbejdere. Det er dog også en tid for læring, hvor medarbejderne skal acceptere nye måder at gøre tingene på. Fasen er udfordrende fordi medarbejderne forlader deres komfortzoner og skal begive sig ud i noget nyt og ukendt. Det er en svær del af Lewins forandringsmodel.
Sådan kan man praktisk gennemføre forandringer
- Præsentation af nye processer: Præsenter de nye arbejdsprocesser trin for trin. Det kan være ændringer i arbejdsrutiner. Det kan være brug af nye værktøjer eller software. Eller optimeringsprocesser for at øge produktiviteten.
- Træning og uddannelse: Man skal sikre sig, at medarbejderne får de nødvendige værktøjer og færdigheder til at arbejde på den nye måde. Afhold kurser og træningssessioner for at hjælpe dem med at forstå og anvende de nye processer.
- Støt op om medarbejderne: Giv din støtte til medarbejderne. Det kan fx være mentorskab og coaching. Hold alle kommunikationskanaler åbne, og sørg for medarbejderne kan stille spørgsmål og få hjælp. Det er en imperativ del i Lewins forandringsmodel.
Hvordan støtter du medarbejderne i forandringens tegn?
- Kommunikation: Hold en åben og løbende dialog med medarbejderne. Giv feedback på fremdriften. Husk at fejre selv de små succeser og tal med medarbejderne om deres bekymringer.
- Involvering: Lad medarbejderne involvere sig aktivt i forandringsprocessen. Hør på deres bidrag og idéer. Giv rettidig feedback, så de føler sig som en del af løsningen.
- Empati og forståelse: Forandring er stressende for majoriteten af dine medarbejdere. Vis empati og forståelse for deres følelser og udfordringer. Støt dem, når det er nødvendigt. Husk også at anerkende deres indsats og tilpasningsevne selvom den naturligvis varierer fra medarbejder til medarbejder.
Ændringsfasen er hjertet af forandringsprocessen i Lewins forandringsmodel. Når medarbejderne begynder at tilpasse deres måde at arbejde på, føres vi hen til den sidste fase: Genfrysning.
Fase 3: Genfrysning (Refreeze)
Når de nødvendige ændringer er sunket ind hos medarbejderne og de nye processer er accepteret, skal vi stabilisere dagligdagsbilledet. Det er den tredje fase i Lewins forandringsmodel: Genfrysning. Den afsluttende fase handler om at sikre sig, at de opnåede ændringer sætter sig i organisationens kultur. Således også, at sætter sig i de daglige rutiner.
Hvad betyder genfrysning i Lewins forandringsmodel?
Genfrysning betyder at fastfryse de nye måder at arbejde på således, at de bliver permanente. Det er vigtigt, at ændringerne fastholdes, så de bliver en integreret del af organisationens struktur og kultur. Nu skal der en bevidst indsats til for at fastholde den opnåede ændring i Lewins forandringsmodel.
Hvordan sikrer man, at de nye vaner bliver fastholdt?
- Forankring i kulturen: Integrer de nye processer og adfærdsmønstre i virksomhedens kultur. Det kan man fx ved at indskrive dem i virksomhedens værdisæt. Det er også en god pointe, at beskrive forandringen i procedurer, hvis man har dem. Det er sådan vi gør tingene fremadrettet.
- Belønning og anerkendelse: Der er intet, der virker bedre end anerkendelse og belønning. Anerkend og beløn de af medarbejderne, der omfavner og fastholder forandringen. Noget så simpelt som en offentlig anerkendelse fra virksomhedens side af. Det kan også være en ‘medalje’.
- Kontinuerlig træning: Hvis træning af medarbejderne giver mening i konteksten, skal man gøre det. Noget så simpelt som løbende støtte gør også underværker. Det giver medarbejderne en fornemmelse af tryghed og kompetence. Træning hjælper med at opretholde færdighederne og forstærker samtidigt de nye vaner.
Betydningen af stabilitet og nye rutiner
Når de nye rutiner er etableret og stabiliseret bidrager det til en følelse af tryghed hos medarbejderne. Det siger Lewins forandringsmodel også. Det er vigtigt fordi medarbejdernes tryghed betyder alt for lysten til at fastholde forandringen. Desuden vil et stabilt og understøttet miljø sikre organisationen mod tilbagefald til de forladte rutiner.
Pointen er, at genfrysningsfasen er imperativ for den investering, der er foretaget qua forandringen. Når de nye processer er fastfrosset kan organisationen glæde sig over fordelene ved de forbedringer, forandringen er et udtryk for.
Hvorfor Lewins forandringsmodel?
Lewins forandringsmodel er populær og bredt anvendt. Det er den fordi den tilbyder en enkel og ret effektiv forståelsesramme til håndtering af nødvendige organisatoriske forandringer.
Her kommer fordelene ved at bruge Lewins model:
- Klar og let forståelig: Lewins forandringsmodel er nem at forstå og anvende. Den tredelte struktur (Optøning, Ændring, Genfrysning) giver en soleklar vejledning i, hvordan man gennemfører forandringer trin for trin.
- Fleksibel anvendelse: Modellen kan anvendes i mange forskellige typer organisationer og situationer. Selvom virksomheden er lille, selvom det er en stor koncern: Lewins forandringsmodel er fleksibel og tilpasningsduelig til de fleste behov og udfordringer.
- Fokus på mennesker: Lewins model anerkender, at mennesker er omdrejningspunktet for enhver forandring. Modellen har menneskers adfærd i fokus og ved at være stilet mod netop mennesker og vaner, sikrer modellen, at forandringerne er af blivende karakter.
Praktiske tips til at anvende Lewins forandringsmodel
- Omhyggelig planlægning: Sørg for at have en klar plan for hver fase af forandringen. Definer mål og succeskriterier for optøning, ændring og genfrysning.
- Involver alle: Engager medarbejdere, ledelse og andre vigtige personer i forandringsprocessen. Man skal sikre sig bred opbakning for det gør det en del lettere at styre forandringerne på plads.
- Kommuniker kontinuerligt: Hold kommunikation kørende gennem hele processen. Fortæl medarbejderne om fremskridt. Husk at fejre milepæle og lyt til feedback.
Følger man disse tips samt tilpasser Lewins forandringsmodel til organisationens behov, øges mulighederne for en vellykket forandringsproces.
Sådan anvendes Lewins forandringsmodel i praksis
Inden man kaster sig ud i anvendelsen af forandringsmodellen, skal planlægning og opmærksomhed på detaljerne prioriteres. Sådan kommer man i gang med modellen:
1. Identificer behovet for forandring
- Hvorfor er forandringen nødvendig?
- Hvad er de nuværende problemer?
- Hvilke mål ønsker du at opnå?
2. Planlæg optøningsfasen
- Fortæl om behovet for forandring til alle interessenter. Skab en følelse af nødvendighed. Perspektiver hvorfor forandringen er vigtig.
- Engager vigtige personer og ledere til at støtte op om forandringsinitiativet. Deres opbakning har stor betydning for at få alle med.
3. Gennemfør forandringen
- Søsæt de nødvendige forandringer.
- Støt og hjælp dine medarbejderne med at tilpasse sig de nye metoder.
- Sørg for de nødvendige færdigheder og ressourcer er tilgængelige.
4. Stabiliser genfrysningsfasen
- Fastfrys de nye forandringer i organisationens rutiner og kultur. Sørg for, at de nye processer bliver fulgt og vedligeholdt.
- Beløn og anerkend medarbejdere, der har tilpasset sig godt og bidraget til en vellykket forandring. Det motiverer de lidt ‘tunge’ medarbejdere til at gøre det samme.
Er du klar til forandring?
Forandring er en udfordrende proces. Det er forfejlet at sige noget andet. Lewins forandringsmodel gør dog forandringsprocessen mere håndterbar. Samtidigt er dens anvendelse, hvis anvendt korrekt, mindre stressende for alle involverede medarbejdere.
Husk på de tre faser: Optøning, Ændring og Genfrysning.
Referencer og eksterne links
Mind Tools har en omfattende artikel, som delvis er grundlaget for nærværende artikel. Den kan læses i sin helhed her: https://www.mindtools.com/ajm9l1e/lewins-change-management-model
Lewin, Kurt. “Field Theory in Social Science: Selected Theoretical Papers.” Harper & Row, 1951.